【情况说明模板格式及范文】在实际工作中，撰写“情况说明”是常见的一种公文形式，主要用于对某一事件、问题或工作进展进行简要描述和解释。为了提高工作效率和规范性，掌握“情况说明”的标准格式与范文具有重要意义。以下将从格式结构、内容要点以及范文示例三个方面进行总结。
一、情况说明的模板格式
| 项目 | 内容说明 |
| 标题 | “情况说明” |
| 发文单位 | 撰写单位名称（如：XX部门） |
| 时间 | 撰写日期（如：2025年4月5日） |
| 正文结构 | 1. 引言 2. 事件概述 3. 详细说明 4. 问题分析（如有） 5. 处理措施或建议 |
| 结尾 | 表明态度或提出请求（如：特此说明，请审阅） |
| 签名 | 撰写人姓名及职务 |
二、情况说明的内容要点
1. 明确目的：说明撰写此文档的初衷，如反映问题、汇报进展等。
2. 简明扼要：语言简洁，避免冗长，重点突出。
3. 逻辑清晰：按照时间顺序或因果关系展开叙述。
4. 客观真实：内容应基于事实，不夸大、不隐瞒。
5. 附带材料（如需）：可注明附件信息，便于查阅。
三、情况说明范文示例
情况说明
发文单位：XX公司行政部
时间：2025年4月5日
根据近期对员工考勤系统运行情况的检查，发现部分员工存在打卡异常的情况。为确保公司管理制度的严格执行，现将相关情况进行说明如下：
1. 事件概述
2025年3月28日至4月2日期间，系统记录显示有7名员工出现多次未正常打卡现象，其中3人连续3天未打卡。
2. 详细说明
经核查，上述员工中，有2人因出差未及时打卡，1人因设备故障未能成功录入；其余人员均未提供合理解释。
3. 问题分析
本次异常主要源于员工对打卡制度理解不深，且部分设备存在使用不稳定的问题，导致个别员工未能按时完成打卡流程。
4. 处理措施
- 对未打卡员工进行约谈，了解具体情况并加强制度宣导；
- 对打卡设备进行全面检修，确保系统稳定运行；
- 建议完善考勤管理流程，增加提醒机制。
特此说明，请审阅。
撰写人：张三
职务：行政部主管
四、注意事项
- 情况说明应根据实际情况灵活调整内容，避免照搬模板；
- 如涉及敏感信息，需注意用词准确，避免引发误解；
- 文档应保留存档，以备后续查阅和审计。
通过以上格式与范文的参考，可以更高效地撰写出符合要求的“情况说明”，提升工作效率与专业度。
