【人事档案管理办法】为了规范企业或单位的人事档案管理，确保人事信息的完整性、准确性与安全性，提升人力资源管理效率，特制定本《人事档案管理办法》。该办法适用于所有员工的人事档案建立、保管、调阅、转递及销毁等全过程管理。
一、总则
1. 目的：规范人事档案管理流程，保障员工个人信息安全，提高人事工作的科学化、制度化水平。
2. 适用范围：适用于本单位全体在职员工、临时用工人员及离职人员的相关档案管理。
3. 管理原则：依法合规、真实完整、分类清晰、安全保密、便于查阅。
二、人事档案内容
人事档案应包括以下基本
| 序号 | 内容类别 | 包含材料说明 |
| 1 | 基本信息 | 身份证复印件、学历证书、学位证书、入职登记表、个人简历等 |
| 2 | 任职资料 | 岗位职责、岗位调整记录、绩效考核表、奖惩记录等 |
| 3 | 合同与协议 | 劳动合同、保密协议、竞业限制协议等 |
| 4 | 培训与发展 | 培训记录、晋升记录、职业发展计划等 |
| 5 | 离职与调动 | 离职申请表、离职证明、工作交接清单、调动通知等 |
| 6 | 其他资料 | 健康体检报告、党组织关系材料、社会保险缴纳凭证等 |
三、档案管理流程
为确保档案管理的规范性，具体流程如下：
| 阶段 | 操作内容 | 责任人 | 备注 |
| 档案建立 | 新员工入职后，由人事部门统一归档 | 人事专员 | 需在10个工作日内完成 |
| 档案更新 | 员工信息变更时及时更新档案 | 人事主管 | 如岗位变动、薪资调整等 |
| 档案调阅 | 员工或相关部门申请调阅档案 | 人事主管审批 | 需填写《档案调阅申请表》 |
| 档案转递 | 员工离职或调岗时办理档案转移 | 人事部门负责 | 通过正规渠道转递 |
| 档案销毁 | 员工离职满五年后，按程序销毁 | 人事主管+档案管理员 | 需经领导审批并登记备案 |
四、档案保管与安全
1. 存放要求：档案应集中存放于专用档案室，配备防火、防潮、防盗设施。
2. 权限管理：非相关人员不得随意查看或调取档案，需经过审批方可调阅。
3. 电子备份：重要档案应进行电子扫描备份，确保数据安全。
4. 定期检查：每季度对档案进行一次清点和检查，发现问题及时处理。
五、附则
1. 本办法自发布之日起执行，由人事部门负责解释。
2. 本办法根据国家相关法律法规及单位实际情况适时修订。
3. 对违反本办法的行为，将依据公司相关规定予以处理。
结语
人事档案是组织管理的重要基础，也是员工权益的重要体现。通过科学、规范的档案管理，能够有效提升人力资源管理水平，保障员工合法权益，促进组织健康发展。
